Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Strahlen Ernte GmbH, An der Schmiede 4, 26135 Oldenburg, Deutschland — Telefon: 0441 30437367 — E-Mail: info@strahlen-ernte.de — vertreten durch den Geschäftsführer Andreas Loreth. Handelsregister: HRB 220097, Amtsgericht Oldenburg.

2. Übersicht: Woher wir Daten erhalten und worum es geht

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die Sie uns mitteilen (z. B. über unsere Website-Formulare, per E-Mail, telefonisch oder im Beratungsgespräch), Daten, die bei der Nutzung unserer Websites anfallen, sowie Daten, die wir im Rahmen der Vertragsabwicklung von Dritten erhalten (z. B. vom Netzbetreiber, von Förderstellen oder Finanzierungspartnern). Verarbeitet werden je nach Anlass insbesondere: Kontakt- und Identifikationsdaten, Gebäude- und Verbrauchsdaten für die Anlagenplanung (z. B. Dachform, Heizsystem, Energieverbrauch), Vertrags- und Abrechnungsdaten, Kommunikationsdaten sowie technische Nutzungsdaten der Website.

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Für den Abschluss und die Durchführung eines Vertrags benötigen wir jedoch bestimmte Angaben (insbesondere Name, Anschrift, Kontaktdaten sowie die technischen Angaben zu Ihrem Vorhaben); ohne sie können wir kein Angebot erstellen bzw. den Vertrag nicht durchführen. Für Anmeldungen bei Netzbetreibern und Förderstellen sind bestimmte Angaben nach deren Vorgaben verpflichtend.

3. Websites und Hosting

3.1 Hosting und Auslieferung (Cloudflare)

Unsere Website wird über die Infrastruktur der Cloudflare, Inc. bzw. Cloudflare Germany GmbH ausgeliefert (Content Delivery, Schutz vor Angriffen, Ausführung der Website-Anwendung). Dabei verarbeitet Cloudflare technisch notwendige Verbindungsdaten (u. a. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Browser-Kennung). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer sicheren und performanten Bereitstellung der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Mit Cloudflare besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; Cloudflare, Inc. ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, ergänzend gelten EU-Standardvertragsklauseln. Eine Kopie der jeweiligen Garantien können Sie über die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten anfordern.

3.2 Server-Logdateien

Beim Aufruf der Website werden automatisch Informationen in Server-Logdateien gespeichert (IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Ressource, Referrer, Browsertyp). Diese Daten dienen der Sicherstellung des Betriebs, der Fehleranalyse und der Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und werden nach kurzer Zeit gelöscht, soweit sie nicht zur Aufklärung konkreter Vorfälle benötigt werden.

3.3 Cookies und Einwilligungsverwaltung

Technisch notwendige Cookies und vergleichbare Speichertechnologien setzen wir auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO ein. Alle nicht notwendigen Technologien (insbesondere Marketing- und Analysedienste nach Ziffer 3.5) werden erst nach Ihrer Einwilligung über unser Einwilligungs-Banner geladen (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

3.4 Kontakt- und Anfrageformulare (HubSpot)

Für Anfrage- und Kontaktformulare (z. B. Angebotsanfragen zu Photovoltaik und Wärmepumpe) nutzen wir Formulare der HubSpot Ireland Limited, betrieben über EU-Rechenzentren (HubSpot-Region eu1). Die von Ihnen eingegebenen Daten (z. B. Name, Kontaktdaten, Angaben zu Ihrem Vorhaben und Gebäude) werden zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) und in unserem Kundenverwaltungssystem (CRM) gespeichert; die darüber hinausgehende Führung einer Kontakthistorie stützen wir auf unser berechtigtes Interesse an strukturierter Interessentenverwaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Mit HubSpot besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Cookies und Wiedererkennungs-Funktionen von HubSpot, die über die reine Formularübertragung hinausgehen (Besucher-Tracking), setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung nach Ziffer 3.3 ein.

Unverbindliche Berechnungsergebnisse aus unseren Online-Rechnern (z. B. überschlägige Heizlast) werden zusammen mit Ihrer Anfrage gespeichert, um Ihnen ein passendes Angebot erstellen zu können.

3.5 Reichweitenmessung und Online-Werbung

Sofern Sie einwilligen, setzen wir Dienste zur Erfolgsmessung unserer Werbung ein, insbesondere Google Ads Conversion-Tracking (Google Ireland Ltd.) und den Meta-Pixel (Meta Platforms Ireland Ltd.). Dabei können Informationen über Ihren Besuch (z. B. aufgerufene Seiten, abgeschlossene Anfragen) an den jeweiligen Anbieter übermittelt und mit Ihrem dortigen Konto verknüpft werden; bei Meta besteht für die Erhebung und Übermittlung eine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO. Das Wesentliche der Vereinbarung mit Meta („Controller Addendum"): Meta ist für die Wahrung der Betroffenenrechte hinsichtlich der im gemeinsamen Verfahren verarbeiteten Daten verantwortlich; Betroffenenrechte können gegenüber beiden Verantwortlichen geltend gemacht werden; die Vereinbarung ist bei Meta abrufbar. Rechtsgrundlage ist ausschließlich Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG); Übermittlungen in die USA erfolgen auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework. Sie können die Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

3.5.1 Google Ads: Consent Mode und Klick-Kennungen

Zu Google Ads (Ziffer 3.5) gilt ergänzend: Wir nutzen den Google Consent Mode (Version 2). Bis zu Ihrer Einwilligung sind die Speicher- und Auswertungsfunktionen für Werbezwecke ausgeschaltet; es wird kein Google-Tag geladen, und Ihr Browser baut dafür keine Verbindung zu Google-Servern auf. Mit Ihrer Einwilligung („Marketing“) laden wir das Tag und stellen ad_storage und ad_user_data auf „erteilt“. Wir messen nur und personalisieren keine Werbung: ad_personalization bleibt auf „abgelehnt“. Gemessen wird, ob nach einem Klick auf eine unserer Google-Anzeigen eine Anfrage bei uns eingeht, zum Beispiel durch das Absenden eines Anfrageformulars oder einen Klick auf unsere Beratungs-Telefonnummer. Auf einzelnen Seiten (zum Beispiel für Wechselinteressenten) messen wir nicht.

Klick-Kennungen (gclid, fbclid). Kommen Sie über eine Anzeige zu uns, hängt Google (gclid) bzw. Meta (fbclid) eine Kennung an die Adresse an. Nur wenn Sie „Marketing“ zugestimmt haben, lesen wir diese Kennung aus der Adresse, speichern sie in Ihrem Browser (Local Storage) und übermitteln sie zusammen mit Ihrer Anfrage an uns. Wir speichern sie bei Ihrer Anfrage in unserem Kundenverwaltungssystem (CRM), um Anfragen der jeweiligen Anzeige zuzuordnen. Ohne Ihre Einwilligung lesen, speichern und übermitteln wir diese Kennungen nicht.

Speicherdauer. Die Google-Cookies (_gcl_*) bleiben bis zu 90 Tage in Ihrem Browser. Die Klick-Kennungen speichern wir in Ihrem Browser bis zu 90 Tage. Mit Ihrer Anfrage in unserem CRM gespeicherte Kennungen bewahren wir auf, solange wir die Anfrage bearbeiten und gesetzliche Pflichten es verlangen. Wenn Sie Ihre Einwilligung über „Cookie-Einstellungen“ im Fuß jeder Seite widerrufen, löschen wir die Klick-Kennungen und die Google-Cookies in Ihrem Browser.

3.6 Externe Terminbuchung und eingebettete Inhalte

Soweit wir Terminbuchungs-Tools oder eingebettete Inhalte Dritter (z. B. Videos, Karten) einsetzen, werden diese erst nach Ihrer Einwilligung geladen; es gelten ergänzend die Datenschutzhinweise der jeweiligen Anbieter.

OpenStreetMap (Karte). Auf der Seite „Kontakt“ zeigen wir unseren Standort auf einer Karte von OpenStreetMap (OpenStreetMap Foundation). Die Karte wird erst geladen, wenn Sie auf „Karte laden“ klicken. Erst dann stellt Ihr Browser eine Verbindung zu den Servern von OpenStreetMap her; dabei werden Daten wie Ihre IP-Adresse und technische Angaben zu Ihrem Browser an OpenStreetMap übertragen. Die OpenStreetMap Foundation sitzt im Vereinigten Königreich (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung durch den Klick (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Wenn Sie nicht klicken, werden keine Daten an OpenStreetMap übertragen.

Google Drive (Videos). Auf der Seite „Karriere“ zeigen wir Videos, die bei Google Drive (Google Ireland Ltd.) liegen. Ein Video wird erst geladen, wenn Sie auf „Video laden“ klicken. Erst dann stellt Ihr Browser eine Verbindung zu den Servern von Google her; dabei werden Daten wie Ihre IP-Adresse und technische Angaben zu Ihrem Browser an Google übertragen, und Google kann Informationen auf Ihrem Gerät speichern oder abrufen. Dabei können Daten an Google LLC in den USA übertragen werden; Grundlage ist das EU-U.S. Data Privacy Framework. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung durch den Klick (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Wenn Sie nicht klicken, werden keine Daten an Google übertragen.

4. Kontaktaufnahme, Telefonie und E-Mail

4.1 E-Mail und allgemeine Korrespondenz

Bei Kontaktaufnahme per E-Mail, Brief oder über Formulare verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung des Anliegens (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Für unser E-Mail- und Kalendersystem setzen wir Google Workspace (Google Ireland Ltd.) als Auftragsverarbeiter ein; soweit dabei Daten in die USA übermittelt werden, geschieht dies auf Grundlage der Zertifizierung von Google LLC unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework, ergänzend gelten EU-Standardvertragsklauseln.

Automatische E-Mails aus unseren Website-Formularen – etwa Benachrichtigungen an uns über eingegangene Anfragen, Bewerbungen, Widerrufe und Kündigungen sowie Eingangsbestätigungen an Sie (z. B. bei Bewerbungen, Widerruf und Kündigung, Ziffer 5.6) – versenden wir über den E-Mail-Versanddienst Resend der Plus Five Five, Inc., San Francisco, USA („Resend“), als Auftragsverarbeiter. Dabei verarbeitet Resend Absender- und Empfängeradresse, Betreff und Inhalt der E-Mail sowie Versand- und Zustelldaten. Grundlage für die Übermittlung in die USA sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags von Resend sind; Resend gibt zudem an, unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert zu sein. Rechtsgrundlage ist die Rechtsgrundlage des jeweiligen Formulars (insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Eine Kopie der Garantien können Sie über die Kontaktdaten in Ziffer 1 anfordern.

4.2 Telefonie (Aircall) und telefonischer Assistent

Unsere Telefonie betreiben wir über den Dienst Aircall (Aircall SAS, Paris). Dabei werden Verbindungsdaten (Rufnummer, Zeitpunkt, Dauer, angewählte Abteilung) verarbeitet, um Anrufe zu vermitteln, zurückzurufen und unsere Erreichbarkeit zu steuern (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

Wenn gerade kein Mitarbeiter verfügbar ist, kann Ihr Anruf von einem automatisierten Sprachassistenten (KI-Assistent) entgegengenommen werden. Der Assistent nimmt Ihr Anliegen und Ihre Rückrufdaten auf; das Gespräch wird hierzu automatisiert verarbeitet und in Textform (Transkript/Zusammenfassung) für die Bearbeitung durch unsere Mitarbeiter gespeichert. Zu Beginn des Gesprächs werden Sie auf den automatisierten Assistenten hingewiesen; wenn Sie das nicht wünschen, können Sie die Weiterleitung an einen Mitarbeiter verlangen oder auflegen und uns per E-Mail erreichen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihres Anliegens) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Erreichbarkeit außerhalb freier Kapazitäten); soweit erforderlich, holen wir Ihre Einwilligung ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Gesprächsaufzeichnungen und automatisierte Transkriptionen von Telefonaten erfolgen nur, soweit Sie zuvor eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); § 201 StGB bleibt unberührt.

4.3 Messenger-Dienste und WhatsApp-Service mit KI-Assistenz

Soweit Sie uns über Messenger-Dienste kontaktieren, verarbeiten wir die dort mitgeteilten Daten zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Für unseren WhatsApp-Service gilt im Einzelnen Folgendes.

a) Worum es geht. Unter der WhatsApp-Nummer +49 441 30437367 (Anzeigename „Strahlen Ernte | Service“) bieten wir Interessenten und Kunden einen Service-Kanal an: für Fragen zu Ihrer Anfrage und Ihrem Projekt, für Unterlagen und Fotos (z. B. Zählerstände, Zählerschrank, Heizungsraum, Typenschilder), für Angaben zur Heizlastberechnung, für Termine sowie für Service- und Mängelanliegen. Die Nummer +49 441 21210549 ist ein interner Kanal für unsere Mitarbeiter und nicht für Kundenanfragen bestimmt; Beschäftigte werden hierzu gesondert informiert. Für Kunden mit VIP-Wartungspaket ist der WhatsApp-Service fester Bestandteil des Vertrags (Ziffer 5.5 f)); darüber laufen insbesondere Störungsmeldungen, Hilfe bei Störungen, Terminabstimmung und Ergebnisse der Auswertung der Anlagendaten. Für Anfragen zu Beratung und Angeboten nutzen wir die WhatsApp-Nummer +49 441 80053084 (Anzeigename „Strahlen Ernte | Beratung“). Wenn Sie uns als Interessent schreiben, ohne dass wir Sie einem Auftrag zuordnen können, gilt zusätzlich Ziffer 4.4.

b) Hinweis auf die KI-Assistenz. Nachrichten in diesem Kanal werden von einem KI-System („KI-Assistenz“) bearbeitet; Antworten werden ganz oder teilweise automatisch erstellt. Darauf weisen wir in der ersten Nachricht hin und auf Nachfrage jederzeit (Art. 50 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689). Die KI-Assistenz nutzt nur die Daten Ihres eigenen Vorgangs bzw. Projekts und von uns freigegebene Sachinformationen. Was sie nicht selbst klären kann, gibt sie an unsere Mitarbeiter weiter. Wenn Sie lieber direkt mit einem Mitarbeiter sprechen möchten, schreiben Sie das im Chat oder rufen Sie uns unter 0441 30437367 an.

c) Welche Daten wir verarbeiten. Ihre Telefonnummer und Ihren WhatsApp-Profilnamen; die Inhalte Ihrer Nachrichten (Text, Fotos, Dokumente, Sprachnachrichten, ggf. Standort, Antworten auf Auswahlknöpfe); Zeitpunkte und Zustellstatus; die Zuordnung Ihrer Nummer zu Ihrem Kontakt und Projekt bei uns; die von der KI-Assistenz erzeugten Antworten und Auswertungen. Bitte senden Sie uns über WhatsApp keine Gesundheitsangaben und keine Bankdaten; decken Sie Bankverbindungen auf Fotos von Rechnungen oder Verträgen bitte ab und fotografieren Sie möglichst keine Personen.

d) Ablauf und Empfänger.

• WhatsApp (Meta): Die Nachrichten laufen über die WhatsApp Business Platform (Cloud API) der Meta Platforms Ireland Ltd., Irland, die für uns als Auftragsverarbeiter nach den Datenverarbeitungsbedingungen von Meta tätig ist. Meta speichert die Nachrichten nach eigenen Angaben höchstens 30 Tage, um die Zustellung zu gewährleisten. Eine Verarbeitung durch Meta Platforms, Inc. in den USA ist möglich; Meta Platforms, Inc. ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, ergänzend gelten die Übermittlungsregelungen von Meta. Für Ihre eigene Nutzung der WhatsApp-App ist WhatsApp selbst verantwortlich; es gelten dessen Datenschutzhinweise.
• Eingang über unsere Website-Infrastruktur (Cloudflare): Eingehende Nachrichten nimmt eine Anwendung auf unserer Website-Infrastruktur entgegen (Cloudflare, siehe Ziffer 3.1) und hält sie dort höchstens 14 Tage zum Abruf durch unsere Systeme vor; danach verfallen sie automatisch.
• Unsere eigenen Systeme: Von dort übernehmen wir die Nachrichten in unsere eigenen Systeme und legen projektbezogene Inhalte in Ihrer Projektakte ab (Ziffer 5.1). Sprachnachrichten wandeln wir auf eigenen Systemen in Text um, ohne externen Dienst; der Text wird anschließend wie eine Textnachricht weiterverarbeitet.
• KI-Dienstleister (Anthropic): Für das Formulieren von Antworten und das Auswerten von Fotos (z. B. Ablesen eines Zählerstands, Erkennen von Zählerschrank oder Typenschild) setzen wir KI-Modelle („Claude“) der Anthropic Ireland, Limited, Dublin, Irland, als Auftragsverarbeiter ein. Dabei können Daten an die Anthropic, PBC in den USA und deren Unterauftragsverarbeiter übermittelt werden; Grundlage sind die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) im Auftragsverarbeitungsvertrag. Anthropic darf Ihre Inhalte nicht zum Training seiner Modelle verwenden und löscht Eingaben und Ergebnisse nach eigenen Angaben grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen.

Eine Kopie der jeweiligen Garantien für Übermittlungen in Drittländer können Sie über die Kontaktdaten in Ziffer 1 anfordern.

e) Zwecke und Rechtsgrundlagen.

• Bearbeitung Ihrer Anfrage, Angebotserstellung und Durchführung Ihres Auftrags (Unterlagen, Termine, Montage, Netzbetreiber- und Förderangelegenheiten, Heizlastangaben, Service und Gewährleistung): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wenn Sie zu Beginn bestätigen, dass Sie Informationen zu Ihrem Projekt per WhatsApp erhalten möchten, wählen Sie damit den Kanal; die Verarbeitung beruht weiterhin auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Beim VIP-Wartungspaket bestätigen Sie im Bestellvorgang, dass wir Ihnen zu Ihrem Vertrag per WhatsApp schreiben; auch diese Nachrichten beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Werbliche Nachrichten per WhatsApp (z. B. Nachfragen zu einem Angebot, Bitten um Bewertungen oder Rückmeldungen zur Zufriedenheit, Hinweise auf weitere Produkte): nur mit Ihrer vorherigen ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 UWG). Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z. B. mit der Nachricht „STOPP“.
• Zuordnung Ihrer Nummer zu Ihrem Kontakt und Projekt, Schutz vor Missbrauch und Protokollierung der KI-Antworten zur Qualitätssicherung und zum Nachweis: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren und nachvollziehbaren Service-Kanal.
• Aufbewahrung nach handels-, steuer- und förderrechtlichen Vorgaben: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

f) Keine automatisierten Entscheidungen. Die KI-Assistenz trifft keine Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO). Sie schließt keine Verträge, ändert keine Preise, prüft keine Bonität und lehnt keine Anliegen ab; solche Entscheidungen treffen ausschließlich unsere Mitarbeiter.

g) Speicherdauer. Nachrichten und Dateien, die zu einem Auftrag gehören, werden Teil der Projektakte und wie diese aufbewahrt: in der Regel 6 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO), bei KfW-/BEG-geförderten Vorhaben 10 Jahre, jeweils ab Ende des Jahres, in dem das Projekt abgeschlossen wurde. Verläufe ohne Auftrag löschen wir wie andere Anfragedaten ohne Vertragsschluss in der Regel spätestens nach drei Jahren (Ziffer 12), soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Für die Zwischenspeicher bei Meta, Cloudflare und Anthropic gelten die unter d) genannten Fristen.

h) Abmelden. Mit der Nachricht „STOPP“ erhalten Sie von uns über WhatsApp keine weiteren Nachrichten; mit „Start“ können Sie den Kanal wieder einschalten. Informationen zu einem laufenden Auftrag erhalten Sie danach per E-Mail, Brief oder Telefon.

i) Ihre Rechte. Es gelten Ihre Rechte nach Ziffer 13.

Kontakt. Verantwortlicher ist die Strahlen Ernte GmbH (Kontaktdaten in Ziffer 1).

4.4 Anfragen von Interessenten über WhatsApp

Diese Ziffer gilt zusätzlich zu Ziffer 4.3, wenn Sie uns über unsere WhatsApp-Beratungsnummer +49 441 80053084 (Anzeigename „Strahlen Ernte | Beratung“) oder über unsere Servicenummer schreiben, ohne dass wir Sie bereits einem Auftrag zuordnen können, etwa weil Sie ein Angebot, eine Beratung oder Informationen zu Photovoltaik, Stromspeichern, Wärmepumpen oder Wallboxen wünschen, auch nach dem Klick auf einen unserer Links oder eine unserer Anzeigen. Unser Angebot richtet sich an volljährige Personen; wenn Sie minderjährig sind, bitten wir Sie, eine erwachsene Person zu bitten, sich bei uns zu melden.

a) Ablauf. Die KI-Assistenz „Kira“ (Ziffer 4.3 b)) weist Sie in der ersten Antwort auf die KI und auf diese Hinweise hin, ordnet Ihr Anliegen ein und bittet Sie, wenn Sie ein Angebot wünschen, ein WhatsApp-Formular auszufüllen. Im Formular fragen wir Ihren Namen, die Anschrift des Objekts, Angaben zu Gebäude, Heizung und Vorhaben, den gewünschten Zeitrahmen und eine Wunschzeit für einen Rückruf sowie freiwillig Ihre E-Mail-Adresse und das Baujahr. Wenn Sie lieber ohne Formular schreiben, nimmt Kira Ihr Anliegen im Chat auf. Nachdem Sie Ihre Angaben bestätigt haben, geben wir sie an unser Vertriebsteam weiter, das sich bei Ihnen meldet. Kira nennt in dieser Phase keine Preise und macht keine Zusagen; die Antworten bestehen aus von uns vorformulierten Texten.

b) Welche Daten wir zusätzlich verarbeiten. Die Angaben aus dem Formular bzw. aus Ihrem Chat; Ihre Erklärungen mit Zeitpunkt und Wortlaut-Version (Kenntnisnahme dieser Hinweise, Rückruf, gegebenenfalls Werbung); die automatische Einordnung Ihrer Nachricht (z. B. „Anfrage zu einem Angebot“); gegebenenfalls Ihren Kundentyp (Ziffer 5.7); die Herkunft Ihrer Anfrage (z. B. Link, Anzeige oder Kampagne), soweit WhatsApp sie uns mit Ihrer Nachricht übermittelt. Bitte senden Sie uns keine Gesundheitsangaben, Angaben zu Familie oder Kindern und keine Bankdaten; wir fragen sie nicht ab.

c) Zwecke und Rechtsgrundlagen.

• Beantwortung Ihrer Anfrage und Vorbereitung eines Angebots: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage).
• Telefonischer Rückruf eines Beraters zu Ihrer Anfrage: Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG), die Sie durch Ankreuzen im Formular oder ausdrücklich im Chat erteilen. Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
• Werbliche Nachrichten (z. B. Infos und Angebote per WhatsApp): nur nach Ihrer gesonderten, freiwilligen Einwilligung, die Sie durch gesondertes Ankreuzen in einem Formular oder einer Anzeige oder im Chat auf die getrennte Nachfrage von Kira erteilen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 UWG). Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z. B. mit „STOPP“ per WhatsApp oder per E-Mail an info@strahlen-ernte.de. Ihre Anfrage hängt davon nicht ab.
• Nachweis erteilter Einwilligungen und Widersprüche: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO.
• Protokollierung, Schutz vor Missbrauch und Auswertung, über welche Links oder Anzeigen Anfragen eingehen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einem nachvollziehbaren, sicheren Kanal und in der Beurteilung unserer Werbung.

d) Empfänger. Es gelten die Empfänger nach Ziffer 4.3 d) (Meta, Cloudflare, unsere eigenen Systeme, Anthropic). Zusätzlich erhalten unsere Mitarbeiter im Vertrieb Ihre Angaben, per E-Mail (Ziffer 4.1) und in unserem System „Erntewerk“. Wird aus Ihrer Anfrage ein Beratungs- und Angebotsprozess, übernehmen wir Ihre Angaben in unsere Angebotssoftware und unser CRM (Ziffer 5.1). Eine Weitergabe an Dritte zu deren Werbezwecken findet nicht statt.

e) KI-Einordnung. Jede Ihrer Nachrichten wird automatisch geprüft und eingeordnet (z. B. Anfrage zu einem Angebot, Lieferung, Kooperation, anderes Anliegen), mit festen Regeln und mit KI-Modellen der Anthropic Ireland, Limited (Ziffer 4.3 d)). Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für Sie treffen ausschließlich unsere Mitarbeiter (Ziffer 4.3 f)).

f) Speicherdauer. Ohne Auftrag speichern wir Ihre Anfrage höchstens drei Jahre nach unserer letzten Kommunikation mit Ihnen und löschen sie dann, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Kommt es zu einem Auftrag, gelten die Fristen der Projektakte (Ziffer 4.3 g) und Ziffer 12). Den Inhalt Ihrer Nachrichten speichern wir in unseren eigenen Systemen; Zugriff haben nur die Mitarbeiter, die Ihre Anfrage bearbeiten. Nachweise über erteilte Einwilligungen und Widersprüche bewahren wir ohne den Inhalt Ihrer Nachrichten so lange auf, wie wir sie zum Nachweis benötigen (bei Einwilligungen in Telefonanrufe fünf Jahre, § 7a UWG).

g) STOPP und Löschung. Mit der Nachricht „STOPP“ schreiben wir Ihnen nicht mehr. Mit einer E-Mail an die Adresse in Ziffer 1 oder einer Nachricht an uns beantragen Sie die Löschung Ihrer Daten; wir bestätigen den Eingang und erledigen den Antrag unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Ihre weiteren Rechte stehen in Ziffer 13.

5. Angebotserstellung und Vertragsabwicklung

5.1 Interne Systeme

Zur Angebotserstellung, Projektplanung und Vertragsabwicklung verarbeiten wir Ihre Daten in folgenden Systemen: einem CRM-System (HubSpot, EU-Rechenzentren), einer Planungs- und Angebotssoftware für Photovoltaik- und Wärmepumpenprojekte (Reonic GmbH, Deutschland), ggf. weiteren Fachplanungstools (z. B. für Heizlast- und Förderberechnungen), einem Warenwirtschafts- und Rechnungssystem (JTL, gehostet bei einem deutschen Hosting-Dienstleister) sowie internen Datenbanken auf eigenen Systemen. Mit den eingesetzten Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Für Wartungsverträge (Ziffer 5.5) nutzen wir unser CRM-System außerdem für den Bestellvorgang, die Vertragsverwaltung und die Dokumentation Ihrer Erklärungen. Anlagendaten aus Wartungsverträgen speichern und werten wir in unserem eigenen System „Erntewerk“ aus (Ziffer 5.5 d) und e)).

5.2 Elektronische Signatur

Für die elektronische Unterzeichnung von Angeboten und Verträgen setzen wir einen E-Signatur-Dienst ein (DocuSeal). Dabei werden Ihre Kontaktdaten, das Dokument und Signatur-Metadaten (Zeitpunkt, IP-Adresse) verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

5.3 Foto-Dokumentation

Zur Planung und zum Nachweis der fachgerechten Ausführung fertigen wir Fotos der baulichen Gegebenheiten und der ausgeführten Arbeiten an (z. B. Zählerschrank, Dachflächen, Heizungsraum, Aufstellort). Personen werden dabei nicht gezielt abgebildet. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Dokumentations- und Nachweisinteresse). Eine werbliche Nutzung von Referenzfotos erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung.

5.4 Bonität und Zahlungsabwicklung

Bei Zahlungsverzug oder besonderen Zahlungsvereinbarungen können wir berechtigte Interessen an einer Bonitätsauskunft haben; eine solche holen wir nur im gesetzlich zulässigen Rahmen ein (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Online-Zahlung (Stripe). Laufende Zahlungen, insbesondere die monatlichen Beiträge des VIP-Wartungspakets, wickeln wir über den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Limited, Dublin, Irland („Stripe“), ab; der Bezahlvorgang wird aus unserem CRM-System (HubSpot, Ziffer 5.5 g)) heraus gestartet. Dabei verarbeiten Stripe und wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, die gewählte Zahlungsart und deren Daten (bei SEPA-Lastschrift IBAN, Kontoinhaber und Mandatsangaben; bei Zahlung per Kreditkarte/Debitkarte, Apple Pay, Google Pay oder Link die Kartendaten bzw. die Angaben des jeweiligen Bezahldienstes), Betrag, Zeitpunkt und Status der Zahlungen sowie technische Daten zur Betrugsvermeidung. Wir selbst erhalten keine vollständigen Karten- oder Kontodaten, sondern nur die für die Zuordnung nötigen Angaben (z. B. die letzten Ziffern, Mandatsreferenz, Zahlungsstatus). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; die Aufbewahrung der Zahlungsbelege richtet sich nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und Ziffer 12. Für die Abwicklung unserer Zahlungen ist Stripe für uns als Auftragsverarbeiter tätig; zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten (z. B. Geldwäscheprävention), zur Betrugsvermeidung und für eigene Dienste wie Link verarbeitet Stripe Daten in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung; insoweit gelten die Datenschutzhinweise von Stripe. Eine Übermittlung an die Stripe, Inc. in den USA ist möglich; nach eigenen Angaben hält sich Stripe dabei an das EU-U.S. Data Privacy Framework.

5.5 VIP-Wartungspaket für Wärmepumpen

a) Worum es geht. Mit dem VIP-Wartungspaket warten und betreuen wir Wärmepumpen, die wir eingebaut haben: jährliche Wartung, Einsatz bei Störungen, Speicherung und automatische Auswertung der Anlagendaten sowie Betreuung über unseren WhatsApp-Service mit KI-Assistenz („Kira“). Einzelheiten zur Leistung stehen in den Vertragsbedingungen des VIP-Wartungspakets.

b) Vertragsdaten und Rechtsgrundlage. Für Abschluss und Durchführung des Vertrags verarbeiten wir Ihren Namen, die Anschrift der Anlage, E-Mail-Adresse und Handynummer, Angaben zu Ihrer Anlage (Hersteller, Modell, Gerätekennung, Einbaudatum), Termine, Wartungsprotokolle, Störungsmeldungen, Vertrags- und Zahlungsstatus sowie Ihre Erklärungen im Bestellvorgang (Bestätigungen, Verlangen auf vorzeitigen Leistungsbeginn, freiwillige Einwilligungen). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Ohne diese Angaben können wir den Vertrag nicht abschließen und durchführen.

c) Abruf der Anlagendaten aus der Hersteller-Cloud. Damit wir die Anlagendaten speichern und auswerten können, geben Sie uns im Portal bzw. in der App des Herstellers Ihrer Wärmepumpe als Fachbetrieb frei. Über diese Freigabe rufen wir die Betriebsdaten Ihrer Wärmepumpe aus der Cloud des Herstellers ab, insbesondere Verbrauch, Erzeugung und Fehlermeldungen jeweils mit Zeitpunkten. Solche Verbrauchsdaten können Rückschlüsse auf Ihre Lebensgewohnheiten zulassen, etwa auf Anwesenheitszeiten; wir nutzen sie ausschließlich für die Leistungen des Pakets. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Cloud und die App betreibt der Hersteller in eigener Verantwortung; für deren Nutzung gelten seine Datenschutzhinweise. Wir rufen die Daten dort nur mit Ihrer Freigabe ab.

d) Speicherung in unserem eigenen System („Erntewerk“). Die abgerufenen Anlagendaten speichern wir zusätzlich in unserem eigenen System „Erntewerk“ auf unseren eigenen Systemen (Ziffer 5.1), um sie für die Dauer des Vertrags auswerten und bei Wartung und Störungen nutzen zu können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Speicherdauer: für die Dauer des Vertrags und danach 3 Jahre; die Aufbewahrung nach Vertragsende dient dem Nachweis der erbrachten Leistungen und der Abwehr von Ansprüchen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Anschließend löschen wir die Anlagendaten oder anonymisieren sie. Wartungsprotokolle, Rechnungen und Zahlungsbelege bewahren wir nach den gesetzlichen Fristen in Ziffer 12 auf.

e) Automatische KI-Auswertung der Anlagendaten. Wir werten die gespeicherten Anlagendaten automatisch mit Hilfe von KI aus, um Möglichkeiten zu finden, Ihre Anlage besser einzustellen. Dafür setzen wir KI-Modelle („Claude“) der Anthropic Ireland, Limited, Dublin, Irland, als Auftragsverarbeiter ein (siehe auch Ziffer 4.3 d)). Dabei können Daten an die Anthropic, PBC in den USA und deren Unterauftragsverarbeiter übermittelt werden; Grundlage sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags von Anthropic sind. Anthropic darf die Daten nicht zum Training seiner Modelle verwenden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, denn die Auswertung ist Teil der vereinbarten Leistung. Die Ergebnisse sind Hinweise; Einstellungen an Ihrer Anlage ändern wir nur nach Absprache mit Ihnen. Die KI trifft keine Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO).

f) WhatsApp mit unserer KI-Assistentin Kira. Die Kommunikation per WhatsApp ist fester Bestandteil des VIP-Wartungspakets: Störungsmeldung, Hilfe bei Störungen, Terminabstimmung und die Mitteilung von Auswertungsergebnissen laufen über unseren WhatsApp-Service mit KI-Assistenz. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Welche Daten wir dabei verarbeiten, wer sie erhält, wie lange wir sie speichern und wie Sie mit „STOPP“ abbestellen, steht in Ziffer 4.3. Werbliche Nachrichten senden wir auch VIP-Kunden nur mit gesonderter Einwilligung (Ziffer 8).

g) Vertragsverwaltung und Bestellvorgang (HubSpot). Den Bestellvorgang und die Vertragsverwaltung (Vertragsstatus, Laufzeit, Zahlungsstatus, Ihre Erklärungen im Bestellvorgang mit Zeitpunkt und Wortlaut-Version) führen wir in unserem CRM-System der HubSpot Ireland Limited, Dublin, Irland, mit Datenhaltung in EU-Rechenzentren (HubSpot-Region eu1); mit HubSpot besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Ziffer 3.4 und 5.1). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für den Nachweis erteilter Einwilligungen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO.

h) Zahlung, Widerruf und Kündigung. Zur Zahlungsabwicklung siehe Ziffer 5.4, zu Widerruf und Kündigung über unsere Website Ziffer 5.6.

5.6 Widerruf und Kündigung über unsere Website

Über die Funktionen „Vertrag widerrufen“ und „Verträge hier kündigen“ (auf jeder Seite unserer Website unten verlinkt) können Sie einen Widerruf oder eine Kündigung online erklären. Dabei verarbeiten wir die Angaben, die Sie im Formular machen (insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Bezeichnung des Vertrags, bei einer Kündigung deren Art, Grund und gewünschten Zeitpunkt sowie freiwillige Angaben wie Telefonnummer, Vertragsnummer, Abschlussdatum, Anschrift der Anlage und Anmerkungen), sowie Datum und Uhrzeit des Eingangs. Ihre Erklärung leiten wir per E-Mail an die zuständigen Mitarbeiter weiter, und Sie erhalten eine Eingangsbestätigung an die angegebene E-Mail-Adresse (Versand über Resend, Ziffer 4.1). Auf der Website selbst speichern wir die Angaben nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 356a und § 312k BGB sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Abwicklung des Vertragsendes). Zum Schutz vor Missbrauch (z. B. massenhafte E-Mails an fremde Adressen) hält die Website-Anwendung Ihre IP-Adresse und die angegebene E-Mail-Adresse kurzzeitig, höchstens 24 Stunden, im Arbeitsspeicher, um die Zahl der Erklärungen zu begrenzen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die E-Mails mit Ihrer Erklärung bewahren wir als Nachweis nach den Fristen in Ziffer 12 auf.

5.7 Kundentyp zur besseren Beratung

Zur besseren Beratung ordnen wir Kunden und Interessenten anhand ihrer Angaben im Gespräch einem Kundentyp zu. Der Kundentyp hält fest, was Ihnen bei Ihrem Vorhaben wichtig ist und welche Hinweise für die Beratung gelten. Die Zuordnung nimmt unsere KI-Assistentin Kira (Ziffer 4.3) oder ein Mitarbeiter vor, jeweils auf Grundlage dessen, was Sie uns im Gespräch mit uns mitteilen, etwa im Beratungsgespräch oder im Chat.

Was nicht einfließt. Gesundheits-, Familien-, Herkunfts- und Altersangaben fließen nicht in den Kundentyp ein. Der Kundentyp besteht ausschließlich aus festen, von uns vorgegebenen Bezeichnungen und Hinweisbausteinen, nicht aus frei formulierten Beschreibungen.

Zweck und Rechtsgrundlage. Der Kundentyp dient allein dazu, unsere Beratung und Ansprache auf Ihr Vorhaben abzustimmen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer passenden und verständlichen Beratung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), bei Interessenten und Kunden im Rahmen der Anbahnung und Durchführung eines Vertrags ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Der Kundentyp führt nicht zu Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO); solche Entscheidungen treffen ausschließlich unsere Mitarbeiter.

Speicherung und Löschung. Wir speichern den Kundentyp in unserem System „Erntewerk“ (Ziffer 5.1) beim Projekt bzw. bei Ihrer Anfrage und löschen ihn mit dem Projekt, also nach den Fristen der Projektakte (Ziffer 4.3 g) und Ziffer 12). Bei Interessenten ohne Auftrag löschen wir ihn spätestens nach drei Jahren (Ziffer 4.4 f)).

Auskunft und Widerspruch. Sie können jederzeit Auskunft darüber verlangen, welchem Kundentyp Sie zugeordnet sind (Art. 15 DSGVO). Sie können der Zuordnung jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO); wir beenden sie dann, soweit nicht zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vorliegen. Eine formlose Mitteilung an die Kontaktdaten in Ziffer 1 genügt; Ihre weiteren Rechte stehen in Ziffer 13.

6. Weitergabe von Daten an Dritte

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, soweit dies für die Vertragserfüllung erforderlich ist, Sie eingewilligt haben oder eine gesetzliche Pflicht besteht. Empfänger sind insbesondere:

• Netzbetreiber und Messstellenbetreiber (z. B. EWE NETZ GmbH): Anmeldung, Inbetriebsetzung und Fertigmeldung Ihrer Anlage, Zähler- und Messstellenangelegenheiten — auf Grundlage der von Ihnen erteilten Vollmacht bzw. zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Marktstammdatenregister der Bundesnetzagentur: Unterstützung bei der gesetzlich vorgeschriebenen Registrierung Ihrer Anlage (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO).
• Förderstellen (KfW, BAFA) und ggf. eingebundene Antragsdienstleister: Übermittlung der für Förderanträge und Verwendungsnachweise erforderlichen Daten auf Ihre Veranlassung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Finanzierungspartner (derzeit: EFS AG, Cloover, Bees & Bears): nur auf Ihren Wunsch zur Anbahnung eines Finanzierungsvertrags; der Finanzierungsvertrag kommt direkt zwischen Ihnen und dem Institut zustande, das insoweit eigenständig datenschutzrechtlich verantwortlich ist.
• Factoring-Institut (S-Factoring GmbH): Im Rahmen des Forderungsverkaufs übermitteln wir Rechnungs- und Kontaktdaten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse an der Finanzierung unseres Geschäftsbetriebs). Über eine Abtretung werden Sie in der Rechnung informiert.
• Hersteller der verbauten Komponenten (z. B. für Garantieregistrierung und Monitoring-Portale, etwa Panasonic oder Sigenergy): Soweit Sie Herstellerportale oder -apps nutzen bzw. Garantien registriert werden, erhält der Hersteller die dafür erforderlichen Daten und ist insoweit eigenständig verantwortlich. Für das VIP-Wartungspaket rufen wir mit Ihrer Freigabe Betriebsdaten Ihrer Wärmepumpe aus der Cloud des Herstellers ab (Ziffer 5.5 c)).
• Nachunternehmer und Partnerbetriebe, die wir zur Ausführung einsetzen: Erhalt der für den Einsatz erforderlichen Projekt- und Kontaktdaten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Steuerberatung, Buchhaltungs- und Rechnungswesen-Dienstleister sowie Banken: zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
• Zahlungsdienstleister (Stripe Payments Europe, Limited, Irland): Abwicklung laufender Zahlungen, insbesondere der Beiträge des VIP-Wartungspakets (Ziffer 5.4) – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Versicherungen, Rechtsberater, Inkasso: im Einzelfall zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

7. Daten aus anderen Quellen (Art. 14 DSGVO)

Erhalten wir personenbezogene Daten nicht direkt von Ihnen, sondern von Dritten — etwa wenn uns ein Netzbetreiber, eine Förderstelle, ein Finanzierungspartner oder ein Kooperationspartner Daten zu Ihrem Vorhaben übermittelt oder wenn wir Ihre Anfrage über ein Vergleichs- oder Vermittlungsportal erhalten —, informieren wir Sie spätestens bei der ersten Kontaktaufnahme über die Herkunft der Daten. Verarbeitet werden in diesen Fällen die von der Quelle übermittelten Kontakt- und Vorhabensdaten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Bei Wartungsverträgen erhalten wir außerdem die Betriebsdaten Ihrer Wärmepumpe aus der Cloud des Herstellers (Kategorien und Zwecke in Ziffer 5.5 c)).

8. Direktwerbung

Wenn Sie bei uns Kunde sind, verwenden wir die im Rahmen des Vertrags erhaltene E-Mail-Adresse, um Sie über eigene ähnliche Produkte und Dienstleistungen zu informieren (§ 7 Abs. 3 UWG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können dieser Verwendung jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen (Mitteilung an die Kontaktdaten in Ziffer 1 oder über den Abmeldelink in jeder Nachricht), ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen. Telefonische Werbung und darüber hinausgehende Werbe-E-Mails erfolgen nur mit Ihrer vorherigen ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 UWG).

Einwilligung beim Abschluss eines Wartungsvertrags. Beim Abschluss des VIP-Wartungspakets können Sie freiwillig und getrennt für jeden Kanal – WhatsApp (auch durch unsere KI-Assistentin Kira), E-Mail und Telefon – einwilligen, dass wir Ihnen Angebote und Neuigkeiten zu Photovoltaik, Stromspeichern, Wärmepumpen, Wallboxen sowie Wartung und Service für diese Anlagen senden und Sie um Bewertungen und Ihre Meinung zu unseren Leistungen bitten. Die Felder sind nicht vorausgewählt; der Vertrag hängt nicht davon ab. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 UWG). Eine Einwilligung per E-Mail bestätigen Sie zusätzlich über einen Link in einer Bestätigungs-E-Mail. Zum Nachweis speichern wir je Kanal den Wortlaut der Einwilligung, den Zeitpunkt und die Quelle in unserem CRM-System (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. Art. 7 Abs. 1 DSGVO); den Nachweis einer telefonischen Werbeeinwilligung bewahren wir fünf Jahre ab ihrer Erteilung und nach jeder Verwendung auf (§ 7a UWG).

Widerruf. Sie können jede Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) – per WhatsApp mit der Nachricht „STOPP“, über den Abmeldelink in jeder E-Mail, am Telefon oder mit einer Nachricht an die Kontaktdaten in Ziffer 1. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Ihr Wartungsvertrag läuft unverändert weiter.

9. Social-Media-Präsenzen

Wir unterhalten Unternehmensauftritte auf sozialen Netzwerken (insbesondere Instagram und Facebook der Meta Platforms Ireland Ltd. sowie LinkedIn der LinkedIn Ireland Unlimited Company). Für die dort mit „Seiten-Insights" bzw. vergleichbaren Statistikfunktionen verbundenen Verarbeitungen besteht mit dem jeweiligen Plattformbetreiber eine gemeinsame Verantwortlichkeit (Art. 26 DSGVO); die wesentlichen Vereinbarungen sind bei den Plattformbetreibern abrufbar. Für die Kommunikation über diese Kanäle gilt: Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an Außendarstellung und Nutzerkommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); Betroffenenrechte können Sie sowohl uns als auch dem Plattformbetreiber gegenüber geltend machen.

10. Einsatz von KI-Systemen im Innenverhältnis

Zur Unterstützung interner Abläufe (z. B. Vorsortierung von E-Mails, Zusammenfassung von Telefonnotizen, Belegerkennung) setzen wir teilweise KI-gestützte Systeme ein. Dabei achten wir darauf, dass Daten entweder auf eigenen Systemen in Deutschland oder bei Auftragsverarbeitern mit EU-Verarbeitung verarbeitet werden und keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung ausschließlich automatisiert getroffen werden (Art. 22 DSGVO). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an effizienten Abläufen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für den WhatsApp-Service und die Auswertung von Fotos setzen wir zusätzlich KI-Modelle der Anthropic Ireland, Limited ein, bei denen eine Übermittlung in die USA möglich ist; Einzelheiten in Ziffer 4.3. Für die automatische Auswertung der Anlagendaten im VIP-Wartungspaket gilt Ziffer 5.5 e).

11. Bewerbungen

Bewerbungsdaten verarbeiten wir zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens (§ 26 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Bei Absagen löschen wir die Unterlagen spätestens sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens, soweit Sie nicht in eine längere Speicherung (Talentpool) eingewilligt haben.

12. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Insbesondere gelten: handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO, § 257 HGB: 6 Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe, 8 Jahre für Buchungsbelege, 10 Jahre für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse); förderrechtliche Aufbewahrungspflichten (bei BEG-Vorhaben in der Regel 10 Jahre); Gewährleistungs- und Verjährungsfristen (bis zu 5 Jahre nach Abnahme, in besonderen Fällen länger). Anfragedaten ohne Vertragsschluss löschen wir in der Regel spätestens nach drei Jahren. Für WhatsApp-Verläufe gelten die Fristen in Ziffer 4.3 g) und, für Interessenten, in Ziffer 4.4 f). Für Anlagendaten aus Wartungsverträgen gilt die Frist in Ziffer 5.5 d); in der Cloud des Herstellers werden sie während des Vertrags bis zu 12 Monate vorgehalten.

13. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten: Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO); Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO); Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO); Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO); Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO); Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die oben genannten Kontaktdaten. Daneben haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde; für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover.

14. Datensicherheit

Unsere Website wird über eine verschlüsselte Verbindung (TLS) ausgeliefert. Wir treffen dem Stand der Technik entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten gegen Verlust, Missbrauch und unbefugten Zugriff zu schützen, und verpflichten unsere Mitarbeiter auf Vertraulichkeit.

15. Aktualität

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand 18.10.2026. Wir passen sie an, wenn sich unsere Verarbeitungen oder die Rechtslage ändern; die jeweils aktuelle Fassung ist auf unserer Website abrufbar.